Einladung für meeting Muster

In allen Besprechungseinladungen, die Sie von Microsoft Outlook senden, wird die Startzeit der Besprechung in der Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, und stimmt möglicherweise nicht mit den Zeitzoneneinstellungen überein, die Sie auf Ihrer Webex-Website festgelegt haben. Erstellen Sie eine Besprechungsanfrage auf eine der folgenden Arten: Invitation Maker ist Ihr persönlicher Assistent für die Erstellung großer Einladungen für Feiern aller Art. Von Geburtstagen, Hochzeiten und Jubiläen bis hin zu Feiertagen und fachlichen Veranstaltungen bietet Ihnen unsere große Auswahl eine Vielzahl von Designstilen, um die Anforderungen Ihres Anlasses zu erfüllen. Klicken Sie auf An, und wählen Sie aus, wen Sie zur Besprechung einladen möchten. Wenn Sie die Besprechungsrauminformationen kennen, geben Sie sie in das Feld Standort ein. Andernfalls klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Raumfinder. (Weitere Informationen zum Room Finder finden Sie unter Suchen eines Konferenzraums.) Hinweis: Verwenden Sie die Tastenkombination Strg+G, um die Besprechung regelmäßig zu wiederholen. Müssen Personen Berichte erstellen, einen Entwurf überprüfen oder Fakten sammeln, um zur Besprechung beizutragen? Benötigen Sie Leute zu RSVP, damit Sie planen können? Eine wiederkehrende Besprechung wiederholt sich regelmäßig (z. B. jeden Dienstag).

Wiederkehrende Besprechungen können von Grund auf neu erstellt werden (durch Auswahl neuer Besprechung) oder durch Ändern von Etwas, das bereits in Ihrem Kalender vorhanden ist. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine bereits vorhandene Besprechung so ändern, dass sie zu einem wiederkehrenden Ereignis wird. Informationen zum Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage finden Sie unter Initiieren der Besprechungsanfrage: Outlook 2010 und 2013. Fügen Sie Ihre Teilnehmer der Zeile An der Besprechungsanfrage hinzu, und fahren Sie mit Schritt 4 fort. Fügen Sie ein Besprechungsthema, Start- und Endzeit sowie Standort hinzu. Bei virtuellen Besprechungen sollte das Standortfeld einen Link zur Teilnahme an der Onlinebesprechung, Audioanweisungen oder Telefonnummern sowie alle Systemanforderungen enthalten. Bei persönlich stattfindenden Besprechungen sollte der Ort genügend Details enthalten, damit die Eingeladenen die Besprechung auf einer Karte finden können. Zu vielen schlechten Treffen, verschwendeter Zeit und allgemeiner Traurigkeit führen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Planen klicken, wird der Bereich Planungsassistent angezeigt. Wenn im Bereich Planungsassistent keine Frei/Gebucht-Informationen angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Exchange-Konto im Feld Von oben in der Einladung ausgewählt ist. Brauchen Sie den sozialen Beweis, dass sich dieses Treffen lohnt? Oder dass Sie die Unterstützungsbefugnis haben, um sie zu planen? Oder dass die Leute verpassen, wenn sie nicht gehen? Geben Sie die Liste der Personen an, die am Ende Ihrer Einladung zur Besprechung eingeladen wurden.

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen Webex- und Microsoft Outlook-Wiederholungsmustern. Wenn Sie dies nicht zu einer wiederkehrenden Besprechung machen möchten, klicken Sie auf Senden. Andernfalls finden Sie weitere Informationen unter Erstellen einer Besprechung. Wenn Sie Personen einladen, die in anderen Zeitzonen leben, verwenden Sie TimeandDate.com, um die richtige Uhrzeit und das richtige Datum für Ihre Eingeladenen zu finden. Wenn Sie eine Kalender- oder Besprechungsverwaltungssoftware zum Senden Ihrer Einladung verwenden, übersetzen die Kalender der Empfänger auch automatisch das Datum und die Uhrzeit in der angehängten Kalenderdatei in ihre bevorzugte Zeitzone. Empfehlung: Fügen Sie einen Link zu einem Online-Standort hinzu, an dem Personen Besprechungsdokumente in der Vorschau anzeigen und/oder herunterladen können. Wenn Sie noch keine Lösung dafür haben, können Sie ganz einfach Links zu Dateien mit kostenlosen Filesharing-Diensten wie Dropbox oder Google Drive freigeben. Viele Gruppen entwickeln Abkürzungen für Betreffzeilen, um einen schnellen Scan von Besprechungs-E-Mails zu unterstützen, indem Sie Betreffzeilen verwenden, z.

B.: Wenn Sie sich mit einer Gruppe treffen, die sich nicht regelmäßig trifft, fügen Sie eine kurze persönliche Notiz am Oberen Ihrer Besprechungseinladungs-E-Mail hinzu, um dringend benötigten Kontext bereitzustellen. Wenn Sie TSP-Audio (Telephony Service Provider) verwenden, können Sie stattdessen eine reine Audiobesprechung planen. Nicht alle Funktionen, die für das Planen von Besprechungen auf Ihrer Webex-Website verfügbar sind, sind in Produktivitätstools verfügbar. Dies schließt einige der Wiederholungsmuster ein. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederholungsmusterbeschränkung für die Webex-Integration in Outlook. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine und Besprechungen beenden. Einladungs-E-Mails, die mit Meeting-Produktivitätssoftware gesendet werden, kümmern sich automatisch darum.

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